Efektywne spotkanie? Ale czy spotkanie jest niezbędne?

W rezultacie stresujesz się, próbując ustalić priorytety i dokonać optymalnego wyboru, żonglując terminami, aby dodać kolejny meeting do przepełnionego harmonogramu dnia. Jak zatem planować spotkania, aby były najbardziej efektywne i dawały korzyści Tobie oraz uczestnikom, zamiast spędzać wszystkim sen z powiek? 

Ideały nie istnieją!

Wzorcowe, efektywne spotkanie to takie, na którym wszyscy zaproszeni uczestnicy się pojawili i byli do tego spotkania  przygotowani. Najlepiej, aby w trakcie zebrania wykazali się zaangażowaniem oraz zrozumieniem dla przedstawionych postulatów i wynieśli z niego  wymierne korzyści. 

Niestety to niedościgniony ideał.  Co można zatem zrobić, aby spotkania nie były zwykłą stratą czasu, tylko wartościowym przeżyciem? 

Czy koniecznie face-to-face?

Efektywne spotkania rzadko kiedy mają swój faktyczny początek w terminie wyznaczonym w kalendarzu. W większości przypadków rozpoczynają się dużo wcześniej – w głowie organizatora, który rozważa konieczność przeprowadzenia takiego zebrania i pyta o zdanie grupę, grupę realizującą projekt.  

W życiu zabieganych pracowników nie ma miejsca na marnowanie czasu, dlatego, aby spotkanie było jak najbardziej efektywne, powinno być dobrze przemyślane. Niezbędne jest określenie, czy zebranie zespołu na żywo, to jedyne i najlepsze rozwiązanie oraz jaką wartość niesie uczestnikom formuła spotkania.  

Niepodważalną zaletą zebrań jest budowanie relacji międzyludzkich. Możemy być w stałym kontakcie mailowo-telefonicznym albo rozmawiać przez zoom lub inny komunikator, jednak to właśnie zebrania face-to-face dają możliwość pełnej interakcji. Zupełnie inaczej wygląda proces komunikacji, gdy do wykorzystania mamy cały zasób dostępnych środków, czyli wzrok, słuch, intonację głosu, gestykulację, mowę ciała czy mimikę twarzy itd. To spotkania na żywo najlepiej pobudzają motywację grupy i mobilizują do działania.